A profi dokumentumkezelés minden szervezet számára létfontosságú, függetlenül annak méretétől vagy iparágától. A folyamat magába foglalja a vállalat működése során keletkező összes dokumentum és adat kezelését, tárolását, visszakeresését és menedzselését. Ezek a dokumentumok lehetnek számlák, nyugták, szerződések, ügyféladatok, pénzügyi kimutatások és még sok más minden.

A dokumentumok és adatok biztonságos kezelése minden vállalat számára létfontosságú, mivel így megakadályozható, hogy bizalmas információk szivárogjanak ki. Az olyan diszkrét információkat, mint az üzleti titkok, személyes adatok és pénzügyi mozgások, biztonságban kell tárolni, hogy elkerülhető legyen a vállalatot vagy ügyfeleit érő esetleges kár.

A dokumentumok és adatok kezelése

Sok cég rendelkezik a dokumentumok és adatok kezelésére szolgáló rendszerrel. Ez általában egy dokumentumkezelési terv létrehozását jelenti, amely felvázolja, hogy a vállalat hogyan kezeli a dokumentumokat és az adatokat. Ebbe bele tartoznak a speciálisabb szoftverek, illetve eszközök, beleértve a szkennelést, digitalizálást és biztonságos tárolást.

Megeshet, hogy egy szervezetnek van egy belső csapata, akiknek a feladata kifejezetten a dokumentumok kezelésére irányul, míg mások kiszervezik ezt a munkát egy harmadik, külső szolgáltatónak. Függetlenül attól, hogy a vállalat maga kezeli a dokumentumokat és az adatokat, vagy harmadik fél segítségét veszi igénybe, a folyamatot részletesen fel kell jegyezni és minden érintettnek szükséges vázolni az eljárásokat.

Hogyan lehet megakadályozni, hogy a bizalmas információk kiszivárogjanak?

A dokumentumkezelés egyik legkritikusabb szempontja a bizalmas információk kiszivárgásának megakadályozása. A vállalatok számos intézkedést tehetnek annak érdekében, hogy az adatok biztonságban maradjanak. A kiszivárgás megakadályozásának egyik leggyakoribb módja a hozzáférés korlátozása, ez azt jelenti, hogy csak az arra felhatalmazott személyzet férhet hozzá a dolgokhoz

A vállalatok titkosítást is alkalmazhatnak, amelynek során az egyszerű szöveget rejtjelezett szöveggé alakítják át, így a megfelelő dekódoló kulcs nélkül olvashatatlan. Tehát, ha az adatokat ellopják, a tolvaj nem lesz képes elolvasni azokat.

A hozzáférés korlátozása és a titkosítás mellett a vállalatok tűzfalakat, vírusirtó szoftvereket és egyéb biztonsági intézkedéseket is alkalmazhatnak az adatok védelme érdekében. Rendszeres biztonsági ellenőrzéseket is célszerű végezniük, hogy azonosítsák a rendszerükben lévő esetleges gyenge pontokat és azonnal orvosolják a problémákat.

Személyes adatok kezelése

A személyes adatok számítanak az egyik legérzékenyebb adattípusnak, ide tartoznak többek között azok az információk, mint a nevek, a címek, a telefonszámok és a pénzügyi információk. A személyes adatokat kezelő vállalatoknak gondoskodniuk kell arról, hogy ezeket teljes biztonságban és az alkalmazandó törvényeknek és rendeleteknek megfelelően kezeljék. A cégeknek be kell tartaniuk az általános adatvédelmi rendeletet (GDPR), amit az Európai Unió vezetett be a polgárok magánéletének védelme érdekében.